Până de curând, datele despre cei aproape 2.000 de beneficiari ai Fundației Bucuria Darului erau împărțite: o parte într-un Excel, restul pe hârtie, în dosare. Acum toate sunt în Odoo, într-un singur loc. De aici vin și celelalte schimbări: actele care expiră sunt semnalate din timp, iar numărul de mese date se vede în timp ce oamenii semnează.
Despre fundație
Bucuria Darului lucrează din noiembrie 2013 în cartierul Bartolomeu din Brașov. O echipă de 33 de oameni răspunde nevoilor a aproape 2.000 de beneficiari: copii și familiile lor, bătrâni rămași fără sprijin, bolnavi și oameni fără adăpost din Brașov, plus familii din 27 de sate din jurul orașului.
Pe lângă cantina socială Mulțumesc, fundația are un cabinet stomatologic, unul psihologic, Căsuța Educației pentru copii și o brutărie proprie. Cifrele vin din raportul de activitate pe 2025.
Toate datele, într-un singur loc
Înainte, în Excel încăpea doar o parte din ce știa fundația despre un om. Restul stătea pe hârtie: actele, contractele, istoricul. Acum dosarul fiecărui beneficiar e complet în Odoo, iar tot ce urmează pornește de la el.
Ce a devenit posibil, proces cu proces
01Dosarul beneficiarului
02Termenele
03Masa de azi
04Listele de semnături
05Contractele și actele
06Raportarea
07Nevoile și ofertele
Cum e organizat ajutorul
Fiecare listă de semnături pornește de la trei întrebări: ce serviciu, ce fel de ajutor și unde se dă. Răspunsurile sunt configurate în Odoo, așa că o listă nouă nu cere cod, ci doar o combinație nouă.
Din aceste combinații ies cele 5 liste zilnice și cele 41 săptămânale. Pentru situații care nu se repetă, o listă se poate face și dintr-o selecție de beneficiari aleși de mână.
Detalii mici care contează
Porțiile se calculează singure
Numărul de porții vine din mărimea gospodăriei. Datele familiei se completează o singură dată, la capul gospodăriei, și se folosesc peste tot.
Semnătura se desenează, nu se tastează
Implicit, Odoo scrie numele omului cu un font de semnătură. Am schimbat asta: pe pad se deschide direct câmpul de desen, gol, iar fiecare semnează cu mâna lui.
Semnează și împuternicitul
Dacă un beneficiar nu poate veni, semnează în locul lui persoana împuternicită trecută în dosar.
Statutul se schimbă la data stabilită
O suspendare sau o reluare se poate programa dinainte. Sistemul o aplică în ziua respectivă, cere un motiv și o păstrează în istoric.
Fiecare sat are profilul lui
Pentru comunitățile din județ, sistemul ține și profilul satului: cât de izolat e și ce acces are la școală, medic, transport și locuri de muncă.
Mai puține emailuri inutile
Beneficiarii primesc doar prima invitație la semnare. Celelalte notificări automate nu mai pleacă, ca să nu consume cota de emailuri a fundației, dar pot fi retrimise manual.
Fiecare om din echipă vede ce îi trebuie pentru rolul lui: coordonatorii gestionează tot, asistenții sociali lucrează pe dosare, unii colegi au doar drept de citire, iar alții văd numai listele de care se ocupă.
Cum am lucrat
Bucuria Darului a fost primul nostru proiect, iar el nu a început în Odoo, ci cu felul în care lucra fundația.
Am ascultat
Am stat cu echipa fundației și am trecut prin Excel-ul din care se generau listele, prin dosare și prin fiecare proces, de la intrarea unui om în evidență până la raportare. Am discutat împreună ce se poate simplifica și ce trebuie păstrat.
Am proiectat cât mai aproape de standard
Am pornit în vara lui 2025 pe Odoo 18, de la aplicațiile standard:
ContacteBeneficiari și familii
ProiecteListe, nevoi și oferte
SignContracte și acte
DocumenteActele scanateAm scris un modul propriu doar pentru ce nu exista: dosarul social, statutul beneficiarului, termenele și generarea listelor. Pentru fundație, mutarea în Odoo a fost și ocazia să își revadă formularele. Echipa le-a actualizat și a reîmprospătat informațiile din dosare.
Am livrat pe etape
Dosarul beneficiarului și actele semnate în Sign în toamna lui 2025, listele de servicii în noiembrie, iar nevoile și ofertele în decembrie.
Am făcut training la fundație
Training-ul l-am făcut în persoană, la fundație, cu oamenii care lucrează zilnic în sistem.
Am rămas alături
După lansare am rămas alături de fundație. În mai 2026 am migrat sistemul pe Odoo 19. O parte din ajustările de la început fuseseră făcute direct din interfață, cu Odoo Studio. La migrare le-am mutat în cod, ca să poată fi testate și întreținute.
Susține această cauză
Sistemul ține evidența, dar mesele, pachetele și reparațiile le plătesc oamenii și firmele care donează. Activitatea fundației se susține mai ales din donații și sponsorizări.
Donează pentru Bucuria Darului
Pe același site poți redirecționa 3,5% din impozitul pe venit, poți dona obiecte sau te poți înscrie ca voluntar.
Datele tale stau încă în Excel și pe hârtie?
Fie că lucrezi într-un ONG, fie într-o firmă, pornim la fel ca aici: ne uităm întâi la cum lucrați, apoi punem datele într-un singur loc.